《个人信息保护法》于2021年11月1日正式实施，违法处理个人信息将会面临高额罚款甚至构成犯罪。作为企业，其处理的个人信息既包括外部的客户/用户信息，也包括内部的员工信息。企业针对外部信息合规管理工作正加紧进行，但对员工信息合规管理重视程度不够。建议企业梳理之前工作流程、文件，查找漏洞，完善员工信息合规管理，避免因此遭受处罚。一、招聘信息的处理企业招聘时会获得大量简历，上面包含应聘者的个人信息。企业对应聘未成功者的信息处理一般只是提示作为企业后备人才纳入储备库中，目前这种做法已经不适应法律要求。建议企业在招聘信息中明确应聘未成功者简历的处理方式，若要将信息纳入人才储备库中，应当征得同意并建立人才库管理规范以做到合法合规。二、“背调”的规范员工背景调查环节的信息保护问题主要分两方面：一是企业对员工进行背景调查；二是企业收到其他公司对员工的背景调查。对第一种情况，建议企业在“背调”前征得员工的书面同意，并在书面文件中明确调查范围；对第二种情况，若企业事先未征得员工同意，不建议企业向他人透露员工的信息。三、入职员工信息的分类绝大部分企业都要求员工填写《员工信息采集表》等文件，其内容包括姓名、联系方式、住址、学历、婚姻状况、健康状况等。上述信息部分属于订立合同实施人力资源管理所必须，部分属于应当征得员工同意方可收集。企业应当进行区分，并告知员工信息收集的目的、使用方式、保护措施等。四、员工信息日常管理建议企业设立人力资源专业岗位，明确责任主体；建议设立员工信息保护机制，明确可查询、复制的权限；建议制定员工信息管理规范，对员工信息保存、查询、复制、删除等流程进行规范；建议针对员工信息的使用、处理均要留痕。五、离职员工信息处理员工离职并不代表企业必须要删除员工的个人信息，当然也不代表企业可以随意处置信息。企业应当准确区分哪些信息属于实施人力资源管理所必须，哪些信息属于需经员工同意才可处理。无论上述哪一类信息，企业都应当做好保护措施，未经员工许可前不得向他人披露。
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